Prendre une réservation par téléphone

Ouvrir le formulaire

Chaque accès ouvre le même formulaire, Prendre une réservation :

• Nouvelle réservation dans le menu latéral, depuis n’importe quel écran. Sur l’écran de service, il s’ouvre par-dessus le service affiché ; ailleurs, sur une page à part.
• Une table libre dans l’onglet Plan de salle : le formulaire s’ouvre sur cette table.
• Une case libre dans l’onglet Calendrier : le formulaire s’ouvre sur cette table, à cette heure.

Prendre la réservation

1. Sous La réservation, réglez Date et Personnes, puis choisissez Téléphone sous Origine.
2. Sous Heure, touchez un horaire. Les horaires sont regroupés par service, et un horaire impossible à réserver indique pourquoi.
3. Pour leur donner plus ou moins de temps que d’habitude, réglez Durée du repas, sous l’horaire choisi.
4. Sous Le client, remplissez Nom, E-mail et Téléphone. Les trois sont obligatoires, sauf l’e-mail d’un client sans réservation quand Demander un e-mail aux clients sans réservation est décoché dans Paramètres › Général ; le champ Demandes particulières est facultatif.
5. Appuyez sur Réserver. Dès qu’un horaire est choisi, le bouton indique aussi le début, la fin et le nombre de personnes, pour que vous puissiez les relire au client.

Un message en bas de l’écran confirme la réservation, avec sa référence, et Ouvrir l’ouvre. Sur la page Nouvelle réservation, la confirmation reste affichée et le formulaire se vide pour l’appel suivant.

Téléphone, sans réservation ou équipe

Ce que vous choisissez sous Origine reste sur la réservation : Téléphone quand le client a appelé, Sans réservation quand il est à l’accueil, Équipe pour toute autre réservation saisie par votre équipe. La fenêtre de la réservation l’indique en bas — prise par téléphone, par exemple — et Statistiques montre d’où viennent vos clients.

Les clients que vous connaissez déjà

Avec Pro et Enterprise, dès deux lettres d’un nom tapées dans Nom, vos clients récents portant ce nom s’affichent, avec leurs coordonnées et leurs visites. Appuyez sur Choisir : la réservation est rattachée à leur fiche, et leur e-mail et leur téléphone remplissent les champs vides.

Cette liste ne parcourt que vos clients les plus récents. Pour trouver n’importe qui dans le fichier clients, tapez plutôt son adresse e-mail complète ou son numéro de téléphone dans Nom. Si personne ne correspond, renseignez l’e-mail et le téléphone, puis appuyez sur Ajouter au fichier clients : sa fiche est créée d’abord, et la réservation y est rattachée.

Avec toutes les offres, un e-mail ou un numéro qui appartient déjà à un client de votre fichier rattache la réservation à sa fiche, et le message qui confirme la réservation dit à qui.

Quand un horaire est complet

Un horaire sans table libre adaptée indique pas de table et ne peut pas être choisi : essayez un autre horaire, un autre nombre de personnes ou une autre date. Si toute une date n’a rien à proposer, le formulaire dit pourquoi — pas de service ce jour-là, pas encore de tables, jour fermé, date trop lointaine — et, quand un réglage en est la cause, renvoie vers lui.

Ouvert sur une table, le formulaire ne propose que les horaires que cette table peut prendre. Activez N’importe quelle table, en haut, pour que n’importe quelle table libre adaptée puisse prendre la réservation.

Avec une cadence en place (Pro et Enterprise), un horaire où la cadence est atteinte indique cadence pleine mais reste sélectionnable. Appuyez sur Réserver : si la maison peut passer outre, le formulaire demande d’abord, et une case cochée indique : La cadence est atteinte à cet horaire. Réservez à nouveau pour les installer quand même — ce sera enregistré comme dérogation. Si la cadence est réglée pour que même la maison ne puisse pas la dépasser, la réservation est refusée.

Un grand groupe

Le plus petit et le plus grand groupe, dans Paramètres › Général, sont ceux que les clients peuvent réserver en ligne. Votre équipe peut réserver pour n’importe quel nombre ici : Personnes va d’une personne à toutes les places de la salle.

Quand aucune table ni réunion de tables n’accueille le groupe, le formulaire le dit et ouvre Réunir des tables. Choisissez les tables à rapprocher : dès qu’elles accueillent tout le monde, les horaires où elles sont toutes libres s’affichent, et la réservation les retient toutes. Activez vous-même Réunir des tables pour choisir les tables de n’importe quel groupe.

Une réservation sur des tables réunies les garde quand vous la déplacez à un autre horaire, tant qu’elles sont toutes libres à ce moment-là.

Ce que reçoit le client

Si Confirmation est activé dans Paramètres › Messages, le client reçoit un e-mail de confirmation avec un lien privé vers sa réservation. Si Rappel est activé aussi, un rappel part avant le repas — sauf pour une réservation prise moins de 24 heures à l’avance.

Sur chaque tablette, la réservation apparaît aussitôt dans la liste, sur le plan de salle et dans le calendrier de son service.