Exporter ou effacer les données d’un client

Retrouver le client

Les deux se font depuis une tablette en mode Gestion, quelle que soit l’offre.

• Avec Pro et Enterprise, ouvrez la fiche du client depuis Clients : Exporter ce que nous détenons sur ce client et Effacer cette personne sont en bas.
• Avec Free et Starter, ouvrez Clients et utilisez la carte Quand un client demande ses données. Tapez l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone de sa réservation sous E-mail ou numéro de téléphone, et appuyez sur Rechercher. Chaque fiche qui le porte apparaît, avec les deux mêmes boutons. Un nom ne donne rien : seuls un e-mail ou un téléphone exacts retrouvent un client ici.

Exporter ce que vous détenez

Appuyez sur Exporter ce que nous détenons sur ce client. Un fichier au nom du client et du jour se télécharge aussitôt, et la fiche indique ce qu’il contient. On y trouve son nom, ses coordonnées et sa langue, ses préférences de placement, les consentements donnés et leur date, ses nombres de visites et d’annulations, ses étiquettes, ses allergies et régimes, chaque réservation avec la demande qu’il a écrite, ses inscriptions sur liste d’attente et ses alertes, les avis et commentaires laissés après une visite, et ses absences.

Les notes de l’équipe n’y figurent pas : ce sont les observations propres à votre restaurant. Envoyez vous-même le fichier au client, de la façon qu’il a demandée.

Effacer un client

1. Appuyez sur Effacer cette personne.
2. Lisez la question : elle nomme le client et votre compte, et dit ce qui va se passer.
3. Appuyez de nouveau sur Effacer cette personne pour confirmer, ou sur Garder la fiche pour renoncer. Il n’y a pas de retour en arrière.

Ce que l’effacement retire

Chaque réservation à venir est annulée, dans tous les restaurants de votre compte, et ces tables reviennent en service. Le client quitte la liste d’attente et ses alertes sont annulées. Son nom, son e-mail, son téléphone, ses préférences de placement, ses étiquettes, ses allergies et les notes de l’équipe sont supprimés, avec chaque mot qu’il a écrit : demandes, commentaires, motifs d’annulation. S’il a un compte client, celui-ci n’est plus relié à la fiche.

L’effacement n’envoie aucun e-mail par lui-même. Une réservation qu’il annule envoie l’e-mail d’annulation habituel, si ces e-mails sont activés dans Paramètres › Messages.

Ce qu’il garde

Votre restaurant garde son historique : les horaires, le nombre de personnes et l’issue de chaque réservation, sans aucun nom. La fiche affiche alors Effacée. Une absence reste enregistrée jusqu’à ce qu’elle ait douze mois : effacer quelqu’un n’efface donc pas un avertissement, et d’ici là, son e-mail ou son téléphone ne peut pas servir à ajouter un client à la main.

S’il avait demandé à ne plus recevoir certains e-mails, ou si son adresse était rejetée, cette consigne est gardée aussi, sans son nom, pour qu’elle tienne encore s’il réserve de nouveau. Une trace de l’effacement est également conservée, sans aucune de ses données.