Alertes pour un horaire complet

Ce qu’est une alerte

Une alerte est l’autre moitié de la liste d’attente : un client qui veut un horaire, un jour à venir, déjà complet. Si une table pour son groupe se libère dans le créneau qu’il a choisi, il reçoit un e-mail avec un lien pour la réserver. Premier arrivé, premier servi : rien n’est retenu pour personne, et le premier client qui réserve obtient la table.

Les clients la demandent depuis votre page de réservation : quand l’horaire voulu est complet, elle propose Prévenez-moi si une table se libère. Ils choisissent un créneau de quatre heures au plus ce jour-là et, la première fois, confirment leur e-mail avant que l’alerte démarre. Le côté du client est expliqué à part.

Ce que vous voyez

Les alertes du soir affiché sont dans la liste d’attente, sous En attente d’un horaire, rangées par horaire demandé, avec le nom et le nombre de personnes ; celle que le client doit encore confirmer indique En attente de la confirmation du client sous le nom. Elles sont aussi sur la barre sous le Plan de salle et le Calendrier, en pastilles marquées d’une petite horloge.

Ouvrez-en une pour voir où elle en est, par exemple En attente de la confirmation du client, En attente d’une table libre, Prévenu qu’une table s’est libérée ou N’a pas pu être prévenu, et combien d’e-mails elle peut encore envoyer. L’adresse e-mail du client n’apparaît que sur une tablette en mode Gestion, jamais sur une tablette en mode Service.

En ajouter une pour un client au téléphone

1. Sur l’écran de service, allez au soir voulu, ouvrez la liste d’attente et appuyez sur + à côté de En attente maintenant.
2. Sous En attente de, choisissez Un horaire complet.
3. Remplissez Nom, Personnes, Téléphone et E-mail, et l’heure sous À partir de : l’heure qui suit est surveillée.
4. Appuyez sur Ajouter à la liste. L’alerte démarre aussitôt, sans e-mail de confirmation, puisque votre équipe a parlé au client, et un court e-mail lui annonce qu’elle est activée, avec un lien pour la voir ou l’annuler. Si le client a un jour appuyé sur Ne plus recevoir d’alertes de table dans un e-mail d’alerte, elle attend : il reçoit un e-mail pour la confirmer, et elle indique En attente de la confirmation du client jusqu’à ce qu’il le fasse.

Personnes s’en tient aux tailles de groupe que les clients peuvent réserver en ligne : une alerte porte sur une table que votre page de réservation propose.

Quand une table se libère

Le client reçoit un e-mail annonçant qu’une table s’est libérée, avec un bouton Réserver cette table. Les clients portant une étiquette marquée Priorité pour les alertes sont prévenus aussitôt ; les autres après l’avance que vous avez réglée (5 minutes si vous ne la changez pas). Une alerte envoie trois e-mails au plus, à une demi-heure d’intervalle au moins, et jamais deux pour la même disponibilité.

Quand le client réserve un horaire dans son créneau, l’alerte prend fin d’elle-même. Pour réserver à sa place, ouvrez l’alerte et appuyez sur Les réserver…, ou faites glisser sa pastille sur une table : le formulaire de réservation s’ouvre avec ses coordonnées et son horaire, et il quitte la liste une fois la réservation faite. Retirer arrête une alerte, après confirmation.

Activer les alertes

Les alertes sont désactivées tant que vous ne les activez pas avec Proposer les alertes sur la page de réservation, dans Paramètres › Clients et listes, où se règle aussi Avance des clients prioritaires (minutes). Tant qu’elles sont désactivées, la page de réservation ne les propose pas, et aucune ne peut être ajoutée depuis la liste d’attente.