Messages : confirmations et rappels

Choisir ce qui part

1. Sur une tablette en mode Gestion, ouvrez Paramètres › Messages.
2. Sous Ce qui part, cochez chaque e-mail que vos clients doivent recevoir, et décochez les autres.
3. Dans Rappel, heures avant, indiquez combien d’heures avant la réservation part le rappel. La case accepte de 12 à 72 heures.
4. Réglez Heures de silence, à partir de et Heures de silence, jusqu’à. Un rappel prévu pendant ces heures attend qu’elles soient passées, et ne part jamais plus tôt.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Ce que fait chaque e-mail

Chaque case sous Ce qui part décide d’un e-mail. Toutes sont cochées quand votre restaurant démarre.

• Confirmation : part dès qu’une réservation est faite.
• Rappel : part avant la réservation, à l’heure que vous avez choisie.
• Annulation : part quand une réservation est annulée, y compris celles que vous annulez en fermant une journée.
• Réservation modifiée : part quand l’heure ou le nombre de personnes change. Une nouvelle table seule n’envoie rien, car les e-mails du client ne nomment jamais de table.
• Le rappel demande au client de confirmer, avec toutes les offres sauf Free : l’objet et la première phrase du rappel, ainsi que la page de sa réservation, demandent au client de confirmer sa venue, au lieu de simplement lui rappeler sa réservation. Son bouton Je confirme ma venue y est dans tous les cas. Une réservation déjà confirmée reçoit un simple rappel, sans ce bouton. Avec Free, la case est grisée, et le rappel n’a pas ce bouton.

Les e-mails sans case ici

• Les e-mails de la liste d’attente et des alertes suivent leurs propres réglages dans Paramètres › Clients et listes.
• Avec les offres Pro et Enterprise, un message que votre équipe écrit à un client depuis une réservation part toujours.
• L’e-mail qui demande à un client de confirmer son adresse pour une alerte, l’e-mail qui annonce qu’une alerte est activée, et le préavis envoyé avant qu’une table non confirmée soit libérée, partent toujours.
• Une réservation sans adresse e-mail ne reçoit aucun e-mail.
• Le désabonnement d’un client n’arrête que le type d’e-mail d’où il vient : le rappel, ou les alertes de table. Tout le reste lui parvient encore. Seule une adresse qui a rejeté vos e-mails ou les a signalés comme spam ne reçoit plus rien.

Lire un e-mail avant vos clients

Sous chaque case, appuyez sur Voir ce que lit le client. L’e-mail s’ouvre tel qu’il arrivera, avec le nom et les coordonnées de votre restaurant, et rien n’est envoyé. Cela fonctionne aussi sous une case grisée : vous lisez ce qu’une autre offre enverrait.

Si votre page de réservation existe en plusieurs langues, l’aperçu s’ouvre dans la langue principale de votre page, et vous pouvez en choisir une autre en haut.

Les langues, et ce qui ne se modifie pas

Chaque e-mail part dans la langue de sa réservation : celle dans laquelle le client a réservé sur votre page. Une réservation prise dans le tableau de bord part dans la langue où s’affiche le tableau de bord.

Le texte de chaque e-mail est rédigé pour vous, en anglais, en français et en arabe, et ne se modifie pas. Le nom que voient vos clients est celui de votre restaurant, réglé dans Paramètres › Général. L’adresse d’envoi figure sous Envoi : elle est attribuée à votre restaurant et ne se change pas.

Où arrivent les réponses

1. Sous Où arrivent les réponses, saisissez dans Adresse de réponse l’adresse de la boîte que vous consultez.
2. Appuyez sur Vérifier. Cette boîte reçoit un e-mail contenant un lien.
3. Cliquez sur le lien. Le badge passe de En attente du clic à Vérifiée, et les réponses de vos clients arrivent dans cette boîte.

Tant que le lien n’a pas été cliqué, les e-mails partent sans adresse de réponse, et la réponse d’un client lui revient en erreur.

Les e-mails non arrivés

E-mails non arrivés liste ce qui a échoué en chemin, du plus récent au plus ancien, chacun avec sa raison, sous quatre onglets : Échecs, Rejetés, Signalés comme spam et Retenus. Seuls les trente plus récents sont affichés.

Quand un nouvel envoi peut aboutir, la ligne propose Renvoyer. Le bouton est grisé sinon, par exemple pour une adresse qui a rejeté vos e-mails ou les a signalés comme spam : joignez ce client par téléphone.