Fermer une journée et annuler ses réservations

Fermer la journée

1. Sur une tablette en mode gestion, ouvrez Paramètres › Jours particuliers.
2. Trouvez le jour sous Jours déjà réglés et appuyez sur Fermer la journée et annuler sur sa ligne. Un jour qui n’est pas encore listé s’ajoute d’abord, sous Ajouter un jour ou une période.
3. Lisez l’aperçu qui s’ouvre en bas de la page. Rien n’est enregistré tant que vous n’appuyez pas sur le bouton rouge.
4. Sous Motif de la fermeture, écrivez le motif, et choisissez ce que les clients apprennent (voir plus bas).
5. Appuyez sur le bouton rouge, qui dit combien de réservations il annule. Garder les réservations laisse tout en l’état.

La journée est fermée en premier : aucune nouvelle réservation ne peut y arriver pendant les annulations.

Ce que montre l’aperçu

• Trois chiffres en haut : les réservations annulées, le nombre de personnes concernées, et combien de clients ne peuvent pas être prévenus par e-mail.
• Les clients injoignables par e-mail, par leur nom, avec leur numéro de téléphone : quelqu’un doit les appeler.
• La liste complète, repliée sous un bouton, avec l’heure, le client, le nombre de personnes et le moyen de joindre chacun.
• Ce qui ne change pas : les groupes déjà à table, et les réservations déjà annulées. Les tables retenues par quelqu’un en train de réserver sont libérées, et la liste d’attente et les alertes du jour sont clôturées.

Ce que les clients apprennent

Motif de la fermeture est toujours obligatoire. Quand les clients sont prévenus par e-mail, il faut une vraie phrase : Au moins 10 caractères — c’est ce que liront les clients.

Deux cases décident de ce que reçoivent les clients. La première met votre motif dans leur e-mail et sur le jour fermé ; décochée, le motif reste dans l’historique de la fermeture. La seconde prévient les clients par e-mail : ne la décochez que si vous les appelez tous vous-même.

Afficher le message que reçoivent les clients montre l’e-mail tel que le premier client le recevra, dans sa langue. Juste au-dessus du bouton rouge, une ligne dit ce que ce geste va faire : combien de réservations sont annulées, et si les clients sont prévenus.

Si Annulation est désactivé dans Paramètres › Messages, l’aperçu le dit : personne n’est prévenu par e-mail, et chacun doit être appelé.

Pendant l’opération

Les réservations sont annulées par lots, et l’écran suit la progression : traitées, annulées, prévenues par e-mail. Laisser en cours ferme l’écran sans arrêter l’opération ; rouvrez la journée pour voir où elle en est.

Les e-mails partent sur une minute ou deux, pas tous à la fois. Une réservation qui n’a pas pu être annulée est listée avec la raison et reste active : traitez-la depuis sa propre réservation.

Dix minutes pour revenir en arrière

Une fois l’opération terminée, appuyez sur Annuler la fermeture — encore 10 minutes, puis sur Rétablir la journée : la fermeture est levée et chaque réservation annulée retrouve une table, une par une. Les e-mails pas encore partis sont arrêtés, et les clients déjà prévenus reçoivent des excuses.

Une réservation dont la table a été prise entre-temps reste annulée et est listée. Passé dix minutes, la journée reste fermée, et une réservation peut encore être rétablie depuis sa propre fenêtre avec Rétablir.