Les statuts d’une réservation

Les sept statuts

• Réservé : la réservation est faite, le groupe est attendu.
• Confirmé : le client a confirmé avec son propre lien, avec toutes les offres sauf Free, ou l’équipe l’a confirmée, par téléphone par exemple. Une réservation faite en ligne moins de 24 heures avant son horaire est confirmée d’office.
• Arrivé : le groupe est à l’accueil, pas encore à table.
• Installé : le groupe est à table.
• Terminé : le groupe est parti, et la table est de nouveau libre.
• Annulé : la réservation a été annulée par le client avec son lien, ou par l’équipe. Avec Pro et Enterprise, cela peut aussi arriver tout seul à une réservation jamais confirmée, si vous avez choisi de libérer les tables non confirmées.
• Non présenté : le groupe n’est jamais venu.

Deux autres mots viennent de l’horloge, pas d’un appui. En retard s’affiche sur une réservation dont le groupe n’est pas arrivé quelques minutes après l’horaire, réglées sous En retard après (min) dans Paramètres › Général. Passé s’affiche sur une réservation dont tout le repas est passé sans que personne ne marque le groupe arrivé.

Ce qu’on peut faire depuis chacun

• Depuis Réservé : Confirmer, Arrivé, Installer, Annuler la réservation ou Non présenté.
• Depuis Confirmé : les mêmes, avec Annuler la confirmation au lieu de Confirmer, pour une confirmation enregistrée par erreur.
• Depuis Arrivé : Installer, ou Annuler la réservation avec un motif, pour un groupe qui part avant d’être installé. Rien ne lui est envoyé.
• Depuis Installé : Terminé.
• Depuis Annulé ou Non présenté : Rétablir.

Une ligne de la liste ne propose que l’étape suivante : Arrivé, puis Installer, puis Terminé. Les autres sont dans la fenêtre de la réservation, où Annuler la réservation et Non présenté demandent confirmation en nommant le client.

Arrivé et Installer sont proposés de trois heures avant l’horaire de la réservation jusqu’à quatre heures après. Non présenté attend l’horaire de la réservation plus le nombre de minutes pendant lequel vous attendez un groupe, réglé dans Paramètres › Général ; Annuler la réservation fonctionne à tout moment. Un groupe arrivé ne peut pas être marqué non présenté : il est venu.

Installer en une seule étape

Dans la fenêtre de la réservation, Installer est aussi proposé pour un groupe encore Réservé ou Confirmé. Un seul appui enregistre l’arrivée et l’installation ensemble, pour le groupe que vous menez directement à sa table.

Revenir d’une étape

Sur la liste, la ligne que vous venez de faire avancer propose Retour pendant huit secondes. Ensuite, la fenêtre de la réservation garde un retour possible pendant deux heures après l’étape : Pas encore arrivé, Pas encore installé ou Pas encore terminé. Une étape défaite reste dans l’historique de la réservation.

Rétablir une annulation ou une absence

Ouvrez la réservation et appuyez sur Rétablir. Elle repasse au statut Réservé. Si sa table est toujours libre, elle la retrouve ; si un autre groupe l’a prise, elle passe sur une autre table qui peut recevoir le groupe ; si aucune ne le peut, rien ne change et la fenêtre dit pourquoi. Si la cadence est pleine à cet horaire, une case à cocher permet de la rétablir quand même.

Ce qui est marqué automatiquement

Un groupe encore Installé à la fin de son passage est marqué Terminé automatiquement, une fois écoulées les minutes que vous accordez pour terminer dans Paramètres › Général. Sa table est de nouveau libre.

Un soir où votre équipe pointe les arrivées, un groupe encore Réservé ou Confirmé à la fin du délai d’absence est marqué Non présenté automatiquement. Jamais un client sans réservation, et rien n’est marqué un soir où personne n’est marqué Arrivé ou Installé.

Chacun l’indique dans l’historique de la réservation et dans Activité, et se défait comme un appui : Pas encore terminé pendant deux heures, ou Rétablir. Une absence marquée automatiquement n’est jamais un avertissement sur la fiche du client.

Les statuts sur le plan de salle

Sur Plan de salle, une table dont le groupe est encore attendu est orange jusqu’à son horaire, puis rouge. Elle est rouge aussi dès que le groupe est installé, passe à un rouge plus vif avec un point d’exclamation s’il reste au-delà de la fin de sa réservation, et affiche une horloge tant qu’il est en retard. Une réservation qui passe au statut Terminé, Annulé ou Non présenté rend sa table, qui est de nouveau libre.