Clients et listes : attente, alertes, étiquettes

Modifier ces réglages

1. Sur une tablette en mode Gestion, ouvrez Paramètres › Clients et listes.
2. Activez ce que vous voulez utiliser. Les cases liées à un interrupteur apparaissent tant qu’il est activé.
3. Modifiez les nombres. Sous chaque case, une phrase dit ce que fera ce nombre.
4. Appuyez sur Enregistrer. Ce bouton enregistre ensemble la liste d’attente, les alertes, les réservations non confirmées et l’échelle des absences ; les étiquettes s’enregistrent aussitôt.

Liste d’attente

Sous Liste d’attente (ce soir), Utiliser la liste d’attente à l’accueil affiche sur l’écran de service la file des clients sans réservation du soir. Une fois l’interrupteur activé, trois réglages apparaissent :

• Un interrupteur qui permet aux clients de s’inscrire depuis votre page de réservation quand la soirée est complète.
• Proposer automatiquement une table au premier groupe dès qu’une table se libère : quand une table se libère, elle est proposée au premier groupe de la file sans que personne n’appuie sur un bouton. Ce réglage reste activé tant que vous ne le désactivez pas.
• Garder la table proposée pendant (minutes) : le temps dont dispose ce groupe pour accepter la table avant que l’offre passe au suivant.

Le fonctionnement de la liste pendant le service est expliqué dans la liste d’attente.

Alertes

Sous Alertes (une date à venir), Proposer les alertes sur la page de réservation permet à un client qui n’obtient pas l’heure voulue de demander à être prévenu si une table se libère à cette date. Il confirme son e-mail, puis reçoit un e-mail quand une table se libère : premier arrivé, premier servi.

Avance des clients prioritaires (minutes) indique combien de minutes avant tous les autres clients en attente pour cette date les clients qui portent une étiquette prioritaire apprennent qu’une table s’est libérée. Plus de détails dans les alertes.

Réservations non confirmées

Rien n’est annulé tant que vous n’activez pas Libérer automatiquement les tables non confirmées. Ensuite, une réservation que personne n’a confirmée est remise en vente avant son heure, au moment réglé dans Libérer combien d’heures avant le passage à table, et le client en est averti par e-mail douze heures plus tôt.

• Cela ne suit qu’un rappel remis : Rappel doit donc être coché dans Paramètres › Messages.
• Les réservations saisies par votre équipe, et celles faites moins de 24 heures à l’avance, ne sont jamais libérées.
• Seulement les réservations faites au moins (heures à l’avance) et Seulement les groupes d’au moins restreignent encore la règle aux réservations faites assez tôt et aux groupes plus nombreux.

L’écran vous prévient, et il a raison : libérer une table transforme une absence possible en annulation certaine, donc si la plupart de vos clients non confirmés viennent quand même, cela vous coûte des couverts.

L’échelle des absences

L’échelle reste inactive tant que vous n’activez pas Activer l’échelle pour les réservations en ligne. Elle repose sur des avertissements : un avertissement est une absence pour laquelle il est certain que le client a été joint, par un rappel remis ou une confirmation depuis son propre lien, sur un contact qu’il a donné lui-même.

Refuser les réservations en ligne à (avertissements) fixe le nombre d’avertissements à partir duquel un client ne peut plus réserver en ligne. Deux autres cases permettent à un client qui en a moins de réserver encore en ligne, mais seulement jusqu’à une taille de groupe que vous choisissez.

Un avertissement reste douze mois sur la fiche du client, et peut en être retiré si le client conteste. L’échelle ne s’applique jamais aux réservations prises par votre équipe au téléphone ou à l’accueil.

Étiquettes

Trois étiquettes sont posées automatiquement, jamais à la main : Première visite, Habitué après trois visites, et À risque après deux avertissements. Les allergies ne sont jamais des étiquettes : elles figurent sur la fiche du client.

1. Sous Ajouter une étiquette, tapez le nom de l’étiquette dans Libellé et choisissez sa couleur dans Couleur.
2. Activez Priorité pour les alertes pour donner de l’avance à ces clients sur les alertes, et Afficher sur l’écran de service pour voir l’étiquette pendant le service.
3. Appuyez sur Créer l’étiquette. Votre équipe peut maintenant la poser sur un client.

Modifier change le libellé, la couleur et ce qu’apporte une étiquette ; les trois étiquettes automatiques gardent leur nom. Archiver met fin à une étiquette pour de bon : les clients qui la portent la gardent, mais elle ne peut plus être donnée à personne.