Comment prendre des réservations sur WhatsApp pour votre restaurant

Certains clients préfèrent envoyer un message plutôt que remplir un formulaire, ou appeler au moment où vous êtes le plus occupé. Beaucoup sont déjà sur WhatsApp : plus de 3 milliards de personnes dans plus de 180 pays l’utilisent, selon WhatsApp.

Le problème des réservations par message

Prendre des réservations par message semble facile, jusqu’à ce que la salle se remplisse.

• Les messages arrivent pendant le service, quand personne ne peut répondre.
• Quelqu’un doit vérifier le registre, répondre, puis saisir la réservation à la main.
• Deux personnes peuvent promettre la même table.
• Une réservation qui reste dans une discussion n’a ni confirmation, ni rappel, ni trace.
• Les questions arrivent tard le soir, bien après la fermeture.
• Des détails se perdent : une allergie mentionnée dans une discussion n’arrive jamais en cuisine.

Trois façons de prendre des réservations sur WhatsApp

1. Répondre à la main

Le point de départ le plus simple. L’application WhatsApp Business, pensée pour les petites entreprises, vous donne un profil professionnel, un message d’accueil pour les nouvelles discussions et un message d’absence quand vous êtes fermé.

Cela suffit pour quelques réservations par semaine. Au-delà, quelqu’un passe le service sur son téléphone, et chaque réservation doit encore être saisie dans votre registre.

2. Répondre avec votre lien de réservation

Quand un client demande une table, envoyez-lui le lien de votre page de réservation. Il choisit un horaire vraiment libre, et la réservation arrive avec ses coordonnées, une confirmation et un rappel.

C’est rapide, et la même table n’est jamais vendue deux fois. Mais le client quitte la discussion pour réserver, et vous répondez encore vous-même au premier message.

Gardez le lien sous la main : mettez-le dans votre profil WhatsApp, et gardez prête une courte réponse qui le contient.

3. Laisser un assistant réserver

Un assistant lit le message, vérifie vos vraies disponibilités, propose des horaires et réserve la table, sans quitter la discussion. Une question à laquelle il ne sait pas répondre vous est transmise.

En construire un vous-même passe par la WhatsApp Business Platform, en général avec un développeur ou un prestataire, et par la tarification de Meta pour chaque message.

Quelle méthode vous convient

• Quelques messages par semaine : répondez à la main, et envoyez votre lien de réservation.
• Des messages tous les jours, ou pendant le service : laissez un assistant les prendre, pour que personne n’ait à quitter la salle.
• Une équipe qui se partage le travail : quelle que soit la méthode, gardez un seul registre que voit chaque tablette.
• Des clients qui posent des questions avant de réserver : un assistant répond à toute heure, et vous transmet le reste.

Les bonnes habitudes pour les réservations par message

• Obtenez les quatre informations essentielles. Le jour, l’heure, le nombre de personnes et un nom. Une réservation à laquelle il en manque une devient un appel plus tard.
• Demandez un e-mail. Il porte la confirmation, le rappel et le lien pour modifier ou annuler.
• Confirmez par écrit. « C’est réservé pour 4 samedi à 20 h » lève tout doute, pour le client comme pour votre équipe.
• Ne gardez jamais une table sans limite de temps. Une table gardée pour un client qui ne répond plus est une table que personne d’autre ne peut réserver.
• Dites quand vous répondrez. Si vous répondez à la main, votre message d’absence doit le dire, et donner votre lien de réservation en attendant.
• Parlez aux grands groupes. Une grande tablée mérite un appel, ou au moins votre accord, avant d’être réservée.

Comment ça marche avec Olio

Olio est l’assistant de réservation de ResOlio. Avec l’offre Plus, il prend les réservations sur WhatsApp pour votre restaurant. Vos clients n’ont besoin que de WhatsApp : aucune autre application, aucun compte. Voici une réservation, du début à la fin.

Les grands groupes peuvent attendre votre accord. Avec Me demander d’abord, dans Paramètres › Général, un groupe à partir de la taille que vous choisissez devient une demande. Olio prévient le client que rien n’est réservé avant votre accord, et votre réponse lui parvient par e-mail.

Après la réservation

Le client peut revenir dans la même discussion pour changer l’heure ou le nombre de personnes, annuler, ou prévenir d’un retard. Cela vaut pour une réservation faite avec le numéro depuis lequel il écrit, selon les mêmes règles que la page de sa réservation. L’e-mail de confirmation renvoie aussi à cette page, pour les clients qui préfèrent la modifier là.

Rien ne change avant que le client touche la carte qu’Olio lui envoie. Passé votre délai, Olio lui donne votre numéro à la place. Quand un client prévient de son retard, Olio vous le transmet dans la Messagerie.

Ce qu’il faut mettre en place

Presque rien. Pas de compte WhatsApp à ouvrir, pas de numéro à connecter : vos clients joignent Olio depuis le lien de votre page.

• Une offre avec WhatsApp : Plus, Pro ou Enterprise. Olio sur WhatsApp est activé dès le départ.
• Une page en ligne : au moins une table réservable en ligne, et un service. Voir mettre votre page en ligne.
• Un essai rapide : dans Paramètres › E-mails, Réservations sur WhatsApp indique le numéro auquel écrivent vos clients, et ouvre le lien WhatsApp de votre page pour l’essayer comme un client.
• Votre page, partagée : mettez votre page de réservation partout où vos clients vous trouvent. Le lien WhatsApp vient avec.
• Votre numéro sur votre page : Olio le donne aux clients pour ce qu’il ne peut pas faire en ligne, comme un groupe plus grand que ce que vous acceptez en ligne. Voir modifier votre page.

ResOlio gère Olio : vous n’avez rien à activer. Pour le faire désactiver, ou réactiver, écrivez-nous.

Ce qu’Olio ne fait jamais

• Proposer une table que vous n’avez pas, ou un horaire qui n’est pas libre.
• Réserver, déplacer ou annuler une réservation avant que le client touche la carte.
• Prendre une carte bancaire. Vos clients ne paient jamais pour réserver.
• Inventer une réponse qu’il n’a pas. Il vous pose la question.

Quelle offre

Olio sur WhatsApp fait partie des offres Plus (59 € par mois, ou 47 € par mois à l’année), Pro (99 €) et Enterprise. L’offre Plus prend jusqu’à 1 500 réservations par mois. Dès l’offre Starter (39 €), Olio réserve aussi vos clients dans une discussion sur votre page, et aide votre équipe au tableau de bord.

Comparez les offres, découvrez Olio, ou lisez comment fonctionne Olio, pas à pas.

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